Mitarbeiter im Gesundheitswesen verbringen über die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben (SOTI-Studie) – beispielsweise mit der Suche nach der adäquaten Codierung, nach Patientendaten und Befunden. 45 Prozent der befragten deutschen Arbeitskräfte sind der Ansicht, dass der eigene Arbeitgeber in fortschrittliche Technologien investieren muss, sowohl um Patienten sicherer und besser zu behandeln, als auch effizienter zu arbeiten. Darüber hinaus sind 60 Prozent der Meinung, dass man nur durch technologische Aufrüstung  künftig besser auf Gesundheits- und Versorgungskrisen vorbereitet sein kann.

Moderne IT und Prozesse sind die Basis dafür, dass Ärzte, Pflegepersonal und Therapeuten künftig mehr Zeit für ihre Kernarbeit gewinnen. Es geht daher nicht darum, Mitarbeiter für Digitalisierungsprojekte zu begeistern. Das Ziel ist, Mitarbeiter von administrativen Aufgaben zu entlasten. Dabei steht nicht Effizienzgewinn im Vordergrund, sondern mehr Zeit für den Patienten.

Mitarbeiterentlastung durch Digitalisierung? Wo das Krankenhauszukunftsgesetz Ihre Vorhaben unterstützt, haben wir anhand von Beispielen förderfähiger Vorhaben zusammengestellt:

Mitarbeiterentlastung durch Digitalisierung von administrativen Aufgaben

“Patientenportale” (Fördertatbestand 2)

Förderfähig sind Patientenportale, die ein digitales Aufnahme-, Entlass- sowie Überleitungsmanagement von Patienten ermöglichen – und dabei Mitarbeiter hinsichtlich administrativer Aufgaben entlasten.

  • Digitales Aufnahmemanagement mit dem Ziel “Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter bei der administrativen sowie der stationären Aufnahme durch den Einsatz digitaler Dienste zu entlasten, sowie die Kommunikation zu vorgelagerten Leistungserbringern effizienter zu gestalten.“ (Förderrichtlinie nach § 21 Abs. 2 KHSFV 4.3.2.1) (verlinken). Für eine Förderung müssen diverse funktionale Anforderungen erfüllt werden, z.B. Online-Termine für ambulante Versorgungsleistungen, Anamnese durch Patienten/Patientinnen digital von zu Hause, u.v.m.
  • Digitales Behandlungsmanagement u.a. mit dem Ziel, eine Entlastung auf Seiten der Krankenhausbelegschaft auf den Stationen zu erreichen. Zwingend notwendige funktionale Anforderung an förderfähige Projekte ist beispielsweise die Möglichkeit für Patientinnen/Patienten, sich auf dem eigenen Endgerät während eines Krankenhausaufenthalts Informationen über Behandlungen zu beschaffen oder Erinnerungen an Untersuchungstermine zu erhalten.
  • Digitales Entlass- und Überleitungsmanagement u.a. mit dem Ziel, eine deutliche Reduktion des bestehenden Aufwands für das Personal im Entlass-Management zu erreichen. Geforderte Muss-Anforderungen sind beispielsweise ein strukturierter Datenaustausch zwischen Leistungserbringern sowie die Möglichkeit, den Versorgungsbedarf auf Basis einer digitalen Plattform innerhalb eines Netzwerkes zu melden sowie Rückmeldung hierzu zu erhalten.

„Digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation“ (Fördertatbestand 3)

Hier finden sich zahlreiche Ansatzpunkte, um eine Entlastung von administrativen Aufgaben zu erreichen:

  • Digitale Dokumentation mit durchgehend digitaler, syntaktisch, semantisch und organisatorisch interoperabler Pflegedokumentation. Hierzu zählen u.a. folgende Muss-Kriterien: Konsequente Umstellung auf rein elektronische Dokumentation; einheitliche, bereichsübergreifende elektronische Dokumentation; Möglichkeit mittels fachübergreifenden, einheitlichen Terminus Textbausteine zu verwenden; …
  • Systeme zur automatisierten und sprachbasierten Dokumentation von Pflege- und Behandlungsleistungen. Förderfähige Vorhaben müssen u.a. den Kontext der Spracheingabe und -erfassung verstehen können sowie in die elektronische Patientenakte integrierbar sein, …

Entlastung durch Stabilität der Systeme und IT Sicherheit

56 % der Mitarbeiter im Gesundheitswesen kämpfen mit technischen Problemen. Beispielsweise beeinträchtigen Geräte- oder Systemfehler ihre wöchentliche Arbeitsroutine, z.B. bei der Sichtung und Aktualisierung von Patientenakten oder der Planung von Terminen.

59 % sind der Meinung, dass mobile Geräte entlasten könnten – lt. SOTI-Studie werden in Deutschland nur 61 Prozent der Befragten von ihrem Arbeitgeber mit mobilen Geräten wie Laptops, Smartphones oder Tablets versorgt, um während der Betreuung von Patienten direkt auf Online-Systeme zurückgreifen zu können.

Im Fördertatbestand 7 „Leistungsabstimmung und Cloud-Computing Systeme“ finden sich diesbezügliche Zielsetzungen. Eine zwingende Anforderung lautet, dass die Leitungsabstimmung und Cloud-Computing Systeme zu einer einrichtungsübergreifenden Abstimmung von Versorgungsleistungen oder zu einer einrichtungsübergreifenden Nutzung von IT-Ressourcen führen, und so genutzt werden können, dass die Versorgung von Patienten auch im Fall einer Störung im notwendigen Umfang sichergestellt werden kann.

Nur 61 % der Befragten waren der Auffassung, dass der Zugriff auf sensible Patientendaten über IT-Systeme sicher ist.

Zu „IT-Sicherheit“ finden sich explizite Fördertatbestände in der Förderrichtlinie. Es geht dabei um Prävention, Detektion und um die bessere Beherrschung von Risiken.

Das KHZG propagiert fordern und fördern

… und ermöglicht eine große Bandbreite an Digitalisierungsvorhaben. Den ersten Schritt bilden die Identifikation, Planung, Konkretisierung und Kalkulation des Vorhabens, die Klärung, ob ein begleitendes Kreditprogramm der KfW genutzt werden kann sowie die Suche nach passenden IT-Dienstleistern. Zu beachten gilt: Viele Digitalisierungsprojekte greifen unmittelbar in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter ein. Die Einbindung der Betroffenen ist daher besonders wichtig. Dies steigert nicht nur Motivation und Engagement in der Projektumsetzung – es hilft, das Ziel der Verbesserung der Patientenversorgung in Ihrem Krankenhaus auch strukturell zu erreichen.

Gerne unterstützen wir Sie mit Rat & Tat!

Autorin: Silke Herbrand